E-posta günümüzde önemini arttırmaya devam eden bir iletişim aracı, dolayısıyla bu mecrada kendinizi kişisel ve profesyonel olarak nasıl sunduğunuz oldukça önemli. En az üzerine düşünülen e-posta tipi ise ofiste olmadığınızı size posta atanlara bildirmek veya şirketler için sipariş detayları gibi bilgileri göndermek gibi alanlarda kullanılan otomatik cevaplardır ve genellikle ‘‘Şu tarihler arası ofis dışındayım. Döndüğümde postanıza cevap vereceğim’’ gibi sıradan kalıpları bulunur.
Ancak bazı ek cümleler ile bu kalıpların dışına çıkabilir, farklılığınızı insanlara gösterebilirsiniz. İşte bazı örnekler:
‘‘Yokluğumda şu konu hakkında yazdığım blog yazıma bir göz atabilirsiniz. Bir sonraki görüşmemizde fikirlerinizi duymaktan memnun olacağım’’
‘‘Bu birkaç günde kendimi okumaya vermek istiyorum. Stephen King’in son romanını okuyacağım. Okuduysanız lütfen sonunu söylemeyin.’’
Kısa ve kolay akılda kalıcı olmasının yanı sıra bu postalar karşı tarafa sizin değerinizi hatırlatacaktır. Sipariş alındı bilgileri içeren e-postalar bile biraz kişiselleştirilebilir:
‘‘Siparişiniz için teşekkürler. Aşağıda özetini bulacağınız ürünü size yetiştirmek üzere yola çıktık. Destek takımımız mükemmeldir, bu yüzden ürününüzün emin ellerde olduğuna emin olabilirsiniz. Hatta yakın zamanda bir gazeteye haber bile olduk. Şu linkten siz de görebilirsiniz.’’
Otomatik cevaplarınız için şunları göz önünde bulundurmayı unutmayın:
- Hatalara karşı tekrar gözden geçirin. Aceleyle yazılmış bir metin hata içerebilir.
- Tarih yazarken kısaltma kullanmayın. Avrupalı veya Amerikalı müşterileriniz için karışıklığa sebep olabilir.
- Alıcıyı e-postayı açmaya teşvik edecek bir başlık düşünün
- Ne zaman geri dönebileceğinize dair sözler vermekten kaçının.
- İmzanız mobil telefon numaranızı veya ofis telefonunuzu içermesin.
- Daha düşük önemli postaları ayıklamak için filtreler oluşturun. Tatil dönüşü dolu bir posta kutusunu görmek tatilin tüm etkisini götürebilir.
- Modern posta uygulamalarını sadece önemli kişiler posta attığında sizi uyaracak şekilde ayarlayın.
- Otomatik cevabınızın mobilde de düzgün gözükeceğinden emin olun.
- Eğer posta servisiniz dönüş tarihi belirlemenize izin vermiyorsa ofise döndükten sonra otomatik cevabınızı kapamayı unutmayın.