Beyaz yakalıların en büyük sıkıntılarından biri ‘varlığı bir dert, yokluğu yara’ haline gelen sosyal medyanın varlıklarının yönetimi.
Önce kullanıcılar için en belirgin sıkıntıları gözden geçirelim:
- Sosyal medya hesaplarımız gerçekten bizim şahsımıza mı ait yoksa kurumumuzu da bağlıyor mu? Evde, trafikte ya da hafta sonu gezintide yaptıklarımız şirketimizi bağlamıyorsa -mesela- Facebook’ta yazdıklarımız neden bağlıyor?
- Kişisel hesaplarımızda paylaşımların bağlı olduğumuz (bir garip terim daha işte) kurumu bağlamadığını yazmamız bir şeye yarar mı?
- Kişisel hesaplarımızda kurumsal bir tavır takınmak sosyal medyada alerjik reaksiyon yaratabilir mi? Kendimize ait bir siber alan ütopya mı?
- Kurumsal dünyaya adım atmadan önce oluşan dijital ayak izlerimiz çalışma hayatımızda bizi bağlamalı mı?
- Yöneticilerimizin bizi sosyal medyada takip etmesi ya da kimi durumlarda denetlemesi şahsi alanımıza yönelik bir yetki aşımı olarak algılanabilir mi?
Bu maddelerin her biri başlı başına mesele. Fakat bunları kendi kendimize sorarken zihnimizdeki bulanıklığın önemli bir kısmı da aslında yine bizzat çalıştığımız şirketlerden kaynaklanıyor.
Büyük ya da küçük fark etmez; daha birçok şirketin internet kullanım sözleşmesi / yönetmeliği / protokolü bile yok. Çoğu şirket ortaya bir inisiyatif koymak için başına bir musibet gelmesi bekliyor. Fakat dijitalin kontrolsüzlüğü ve milisaniyelerle işleyen süratine alışkın olmayan geleneksel yapılar olayların krize döndüğü anlarda alabildiğine tecrübesiz, yol yordam bilmez haliyle neredeyse hiçbir şansa sahip değil gibi. Eminim hepinizin aklına en az bir iki örneği geliyordur.
Şirketlere de birkaç madde sıralayalım öyleyse:
- Çalışanlarınızın elektronik postadan bloga, sosyal medyadan site yorumlarına kadar dijital kullanıma yönelik prensiplerimizi, kırmızı çizgilerinizi içeren bir protokol hazırlayın ve bunu iş sözleşmesine mutlaka ekleyin. Karşılıklı sorumluluk ve sınırların bilindiği bir ortamda her şey daha kolay olacaktır.
- Şirketinizin ve bütün üst düzey yöneticinizin (özellikle sahiplerin) mutlaka en az bir sosyal medya hesabının bulunmasını sağlayın (Kullanılmayacak olanları dahi başkaları kullanmasın diye alın, bir kenarda dursun. Sakla samanı, gelir zamanı). İnsanlar resmi açıklamaları nereden takip edebileceklerini bilsin (yoksa ilk krizde onlarca sahte hesabın sizin adınıza saçmalamasını çaresizce seyretmek zorunda kalırsınız).
- Kriz senaryosu yangın tatbikatı gibidir. Ne yapacağınızı önceden belirlemediyseniz çıktığı zaman kafası kopuk tavuk gibi oradan oraya savrulup durur, her şeyi daha da elinize yüzünüze bulaştırırsınız. Olası krizlerin senaryolarını önceden kurgulayın.
- Sosyal medyada var olmamanın maliyetiyle ilgili kafa yormaktan çekinmeyin (bunu belki başka bir zaman, başka bir yazıda işleriz).
- Çalışanların kurum içi sistemlerden internet hizmetlerine erişimi kısıtlama yöneticilerin çok sevdiği bir uygulama fakat (çaba özellikle verimlilik eksenindeyse) bu pratikte mümkün değil. Zira herkesin cebinde her şeye erişebileceği mobil cihazları var. Bunun yerine bu ‘harici heves’in kuruma yönelik nasıl kullanılabileceğine kafa yormakta fayda var.
- Analog ya da dijital dünyada her zaman, her konuda işe yarayan altın kuralı sakın unutmayın: bir konuda karar verme, hareket etme konusunda tereddütte kaldıysanız, karar veremiyorsanız üstünüze danışın. Her kademe yükselişinde hem çözüme bir adım daha yaklaşmış olur hem de bombanın elinizde patlamasını engellemiş olursunuz.
Hepinize kolay gelsin!