IDC, ABD’de üretilen, kopyalanan ve tüketilen dijital bitlerin toplam hacminin 2020 itibariyle 6.6 zetabayta ulaşacağını ve yaklaşık olarak her üç yılda bir hacmin iki katına artacağını tahmin ediyor. Bu çok yüksek bir veri miktarı ve maalesef bu verilerin çoğu “karanlıkta” kalmaya devam ediyor.
“Karanlık veri” nedir? Gartner karanlık veriyi “organizasyonların normal iş faaliyetleri esnasında topladığı, işlediği ve sakladığı ancak genel olarak başka amaçlar için (örneğin, analiz, iş ilişkileri ve doğrudan paraya çevirmek) kullanamadığı bilgi varlıkları” olarak tanımlıyor. Diğer bir ifadeyle, karanlık veri işinizin değerini artırmak için etkin bir şekilde kullanılmayan ve dolayısıyla saklamak, korumak ve yönetmek için para harcadığınız veridir. Daha da kötüsü, bu veriler işinizi riske atacak içerikleri bile barındırıyor olabilir. CommVault® saklanan içeriği yaşam döngüsü boyunca yönetirken akıllı bir şekilde avantaja dönüştürmeye yarayan yöntemler geliştirdi.
Bu belgede, işinize daha fazla değer katmak amacıyla e-posta gibi organizasyonunuzun elinde tuttuğu yapılandırılmamış çok büyük verileri daha iyi aramanıza, kavramanıza ve yönetmenize, bu sayede “karanlık verilerinizi” açığa çıkarmanıza yardımcı olmak için CommVault Simpana® 10 tarafından geliştirilen beş yöntemi bulacaksınız.
Depo büyümesini kontrol edin
“Karanlık veriyi” kontrol etmenin ilk adımı, bu verinin çok büyük olan hacmini yönetmektir. Compliance, Governance and Oversight Counsel tarafından gerçekleştirilen araştırmaya göre, bir şirketin sakladığı verilerin yüzde 69’u kurum için kesinlikle hiçbir değere sahip değil. O zaman neden saklansın ki?
Her şeyi saklamaktan başka hiç bir işe yaramayan eski veri koruma yöntemleri kullanıldığı zamanlarda başka hiç bir seçenek yoktu. Ancak, Simpana yazılımı ile içeriğe dayalı saklama politikaları sadece işiniz için önemli verileri tutmanızı sağladığı için bu politikaları kullanarak fayda görebilirsiniz. Dosya adı, türü, kullanıcı/grup, anahtar kelime, Exchange sınıflandırması, etiketleme vs. gibi kullanıcı tarafından tanımlanmış politikaları uyguladığınızda, arşiviniz sadece iş için değerli olan içerikleri muhafaza etme ve saklama maliyetlerini de yüzde 70 oranına kadar azaltma zekasına sahip olacak.
Verileri edge’den buluta kadar bütüncül şekilde yakalayın
Karanlık verileri su yüzüne çıkarmanın bir sonraki adımı, arşiv stratejinizin kapsamlı olmasını sağlamaktır. Edge ve mobil cihazlarda üretilen veriler, sanallaştırılmış sunucularda, kurumsal bulutta ve bunların arasındaki her şeyde saklanan bilgiler kadar çok değerli bir içeriği kapsıyor olabilir. Veri zekası çabalarınızın başarıyla sonuçlanması için, verilerinizi üretildiği her yerde topladığınızdan emin olmalısınız.
Simpana yazılımı sayesinde bu veriler politikaya dayalı kurallarınızla maliyet, ayak izi, risk ve idari masrafları daha da azaltan detaylı saklama arasında uyum sağlamanıza imkan tanıyan bir arka plan saklama havuzu olan Simpana ContentStore’da saklanıyor. Tüm kurumsal verileriniz ContentStore’da kapsamlı bir şekilde saklanarak, tüm işletmedeki veriler için sadece bir tane tekilleştirilmiş endeks kullanılarak veri yönetimi gerçekleştiriliyor, bu sayede uygulamalar, süreçler ve veri iş akışı daha iyi kontrol edilebilirken daha fazla verimlilik, daha güçlü işbirliği ve daha akıllı karar alma süreçleri için bilgiler parmak ucunuza getiriliyor.
Self servis erişim imkanı
Organizasyonunuzdaki çalışanlarınız farklı türlerde veriyi değerli buluyor. Satış departmanı üç aylık bazda fiyatlandırma trendi hakkında bilgiye ihtiyaç duyabilirken operasyon departmanınız tesis kullanımı hakkında veriye ulaşmak isteyebilir ve İK ise iş yeri memnuniyeti hakkında ayrıntılara ihtiyaç duyabilir. Bu verilerin tamamı arşivlenmiş bilgilerinizde mevcut ancak aranıp bulunmadığı sürece faydalı değil. BT firmanızda maliyetli bir veri madenciliği ve analiz departmanı kurmak yerine, kullanıcılara ihtiyaç duydukları veri için arama ve değerlendirme yapmasını sağlayan self-servis hizmet sunmak daha kolay olmaz mıydı? Zaten en çok hangi veriye ihtiyaç duyulduğunu bilenler de kullanıcılar değil mi?
“Şirketin saklanan verilerinin yüzde 69’u şirket için kesinlikle değerli değil.
-COMLIANCE, GOVERNANCE AND OVERSIGHT COUNSEL (2013)”
Simpana yazılımı, kullanıcılarınızın ihtiyaç duyduğu verileri yardım masasını aramaya ihtiyaç duymaksızın parmak uçlarına ulaştırıyor. Kullanıcılarınız bilgileri kapsamlı Simpana ContentStore’dan doğrudan çekerek hızlı bir şekilde bulabilir, değerlendirebilir ve analiz edebilir. Bu sayede saklanan verilere dönüşümsel bir iş değerlendirmesi yapılarak işyeri verimliliği maksimize edilmiş olur.
Veri yaşam döngüsünü otomatikleştirin
Verilerin çok fazla artması ve şirket için değerli olmayan ancak saklanan içerik hacimlerinin genişlemesiyle birlikte, verilerin oluşturulmasından kullanımına kadar geçen bütün yaşam döngüsünün değerlendirilmesi gerekiyor. Savunulabilir içerik silmeye yönelik yönetişim politikalarının belirlenmesi, “karanlık verinin” azaltılmasında önemli bir anahtar olabilir.
Simpana yazılımında, tüm bilgi yönetimi döngüsünü düzene koyabilmeniz için bilgiyi sınıflandırmaya, organize etmeye, saklamaya ve silmeye yarayan otomatik politikalar kullanılıyor. Bu özellik sadece kayıt saklama işlemini otomatikleştirmekle kalmıyor aynı zamanda uyum sürecine ve hukuki işlemlere karşı daha fazla hazırlıklı olmanız için verilerinizi daha stratejik yönetiyor.
Uyum ve keşif güvencesi
Uyum denetimi ve hukuki işlemler hiçbir şirketin karşılaşmak istemediği iki durumdur ama yine de gerçekçi olan her şirket bunlar için hazırlıklı olması gerektiğini bilir. Uyuma ilişkin yasal düzenlemeler her bir sektörü ilgilendirir ve her bir şirket aleyhinde dava açılma riski olduğunu bilir. Bu durumların maliyetini minimize etmenin en iyi yolu, kapsamlı arama ve eKeşif becerileriyle proaktif olmaktan geçiyor.
Simpana yazılımı, tepeden tırnağa tüm Elektronik olarak Saklanmış Bilgileri (ESI) işletme çapında arama ve etkin bir şekilde keşfetme imkanı ile maliyetleri ve riskleri azaltmak için tasarlanmıştır. Bunu ise keşfedilen bilginin basit ve savunulabilir olmasını sağlayan tek bir konsol ve sanal ContentStore havuzu sayesinde gerçekleştiriyor. Hukuk işleri departmanı ve uyum ekibi için bunu daha da kolay hale getirmek üzere Simpana yazılımı Case Manager (Dava Yöneticisi) özelliği ile cihazların, dizüstü bilgisayarların, e-postaların ve dosyaların yasal arşiv ve gözden geçirme kabiliyetlerini gruplandırarak yasal arşivin uygulanmasına ve merkezi yönetimine olanak sağlıyor.
Karanlık veri, organizasyonların normal iş faaliyetleri esnasında topladığı, işlediği ve sakladığı ancak genel olarak başka amaçlar için (örneğin, analiz, iş ilişkileri ve doğrudan paraya çevirmek) kullanamadığı bilgi varlıklarıdır”
-GARTNER INC. INNOVATION INSIGHT: FILE ANALYSIS INNOVATION
DELIVERS AN UNDERSTANDING OF UNSTRUCTURED DARK DATA, ALAN DAYLEY, MART 2013
İşinizi dönüştürmek için ihtiyaç duyduğunuz zeka, verileri sadece arşivleyerek elde edilemez. “Karanlık verileri” gerçek manada açığa çıkarmak için, zekası olan bir arşive ihtiyacınız var. Depo büyümesini yönetecek, verileri kapsamlı bir şekilde yakalayacak ve kullanıcılara basit bir self-servis erişim sağlayacak olan ise bu zekadır. Tüm bunlar olurken, daha düşük uyum ve dava riski ve maliyeti için bu veriler yaşam döngüsü boyunca yönetilecek. Şirketinizi “karanlık veri çağında” tutmayın, akıllı arşiviniz için Simpana yazılımını değerlendirin ve kurumsal verilerinizin gerçek değerini ortaya çıkarın.
