Xerox, dünya üzerinde on binlerce şirkete ofis ve iş süreç yönetimi hizmetleri verirken, ofis ortamlarına ve çalışma biçimlerine yönelik çeşitli araştırmalar da yapıyor. Xerox iş analistleri, çalışanların karakteristik özelliklerinin çalışma masalarının üzerinde kendini gösterdiğini, ofis ortamının görüntüsünün verimliliği büyük ölçüde etkilediğini söylüyor.

Ofislerde kullanılan renkler, ofis mobilyalarının düzenleniş şekli, çalışan masalarının düzeni, çalışanların masalarında kullandıkları eşyalar hem çalışanın kişiliği hem de o şirketin iş yapma şekliyle ilgili önemli ipuçları veriyor.

Xerox iş analistlerinin, çalışma ortamlarının görünümü ile çalışanların karekteristik özelliklerini ilişkilendiren değerlendirmeleri şöyle sıralanıyor:

Masasında dokümanları ve eşyaları dağınık duranlar, kararlarını, eylemlerini düzenli olarak erteleyen, iş yetiştirme telaşı ile plansız çalışanlar. Dokümanları ve dosyaları masasının üzerinde derli toplu duranlar ise hızlı karar veren, işlerini ertelemeyen, planlı çalışmayı seven ve işlerinde duygusallığa pek yer vermeyen kişiler olarak tanımlanıyor.

Çalışma ortamını olabildiğince sade tutan kişiler, işine odaklanmayı seven, yüksek verimliliğe sahip, kendi kendine yeten kişiler. Fazla eşyalı bir çalışma alanına sahip olanlar ise dikkati dağınık, zamanı iyi kullanamayan, düzen ile pek arası olmayan kişiler olarak değerlendiriliyor. Xerox iş analistleri, çok eşya bulunan çalışma odalarının verimliliği düşürdüğünü söylüyor. Bu yüzden az eşyalı bir odada veya alanda çalışılmasının verimlilik açısından daha iyi olacağı belirtiliyor.

Çalışma alanında ailesinin ve arkadaşlarının fotoğraflarını bulunduranlar, dışarıya karşı ailesine önem verdiğini ve iş dışında da sosyal bir hayatı olduğunu düşündürmek isteyen kişiler. Çalışma alanına aile ve arkadaş fotoğrafları koymayanlar ise özel hayatını işe taşımak istemeyen ve bu konuda muhafazakar davranan kişiler olarak değerlendiriliyor. Xerox iş analistleri, fotoğraflarla dolu bir ortamın, işyerinde konsantrasyonun düşmesine neden olduğunu, çalışanı ziyarete gelen kişilerin bu fotoğraflarla ilgili konuşmasına yol açarak, dikkati ve iş verimliliğini azalttığını söylüyorlar.

Çalışma ortamı etrafında ilham veren özlü sözler bulunduranlar, ilkeli olmaya çalışan, rol modelleri ile idealist bir görüntü çizmeye çalışanlar. Bu kişiler özlü sözlerle başkalarına mesaj vermeyi sever ve rol model aldıkları kişilerin sözlerini bir motivasyon aracı olarak görürler. Bu tür özlü sözleri sürekli görüş alanında tutanlar aynı zamanda işlerini eksiksiz yapmak isteyen, hata yapmak ve eleştirilmek istemeyen kişiler. Uzmanlar çalışma ortamlarına özlü sözlerin asılmasının çalışan motivasyonunu olumlu etkilediğini belirtiyor.

Kağıtlara ya da not defterlerine yazılan  küçük notların ve planlamaların özenli olup olmaması ise iş hayatına ne kadar disiplinli yaklaşıldığını gösteriyor. İşi ile ilgili çok düzenli, okunaklı notlar alanlar; planlı ve iş hayatını disipline etmeyi seven kişiler olarak algılanıyor. Notları düzensiz ve karalama biçiminde olanlarsa disiplini pek sevmeyen ve iş hayatında da uygulamayan kişiler olarak değerlendiriliyor.

Çalışma ortamında çiçek, kokulu mum ve tütsü gibi objeler bulunduranlar doğa severler. İşini doğaya taşıyamayanlar çiçekler ve farklı kokularla doğayı ofisine getirmek istiyor. Bu kişiler için böyle bir ortam farklı hissetmeyi ve işlere daha iyi konsantre olmayı sağlıyor. Çiçeklerle, kokulu objelerle süslenmiş bir ofis ortamını rahatlatıcı buluyorlar. Ancak Xerox iş analistleri, çiçeklere ve kokulara karşı alerjisi olan diğer çalışanların bu ortamlardan rahatsız olabileceğini belirtiyor.

Çalışanların giysilerinde ve çalışma ortamlarında tercih ettikleri her renk farklı bir karakter özelliğini temsil ediyor. Örneğin, çalışma alanında kırmızı renkli objeler bulunduran, kırmızı giyinen kişiler, hırslı, istekli ve ön planda olmak isteyenler. Üzerlerinde, masalarında mavi, yeşil ve tonlarını bulunduranlar, sakin ve soğukkanlılığını koruyabilen kişiler olarak tanımlanıyor. Bu çalışanlar işyerinde yaşanan krizlerde en çok bulunması istenen kişiler.

Çalışma alanında sarı ve turuncu gibi canlı renkli objeler tercih edenler ise son derece enerjik, kolay iletişime geçen, konuşkan sosyal çalışanlar. Mor ve tonlarını sevenler, duyarlılığı fazla olan, işinde yaratıcı özellikleri ön plana çıkaran kişiler. Beyaz renk sadeliği seven, sonuç odaklı, planlı programlı çalışan kişilerin tercihi. Beyaz severler yaptıkları işte şeffaflığa önem veren ve işine başkalarını da katan iyi birer takım oyuncuları olarak anılıyor.

Gri ve kahverengi tonlarına giysilerinde ve çalışma ortamlarında yer verenler, temkinli yapıda olan ve kendini ilk etapta kolayca ortaya koymayan kişiler. Çalışma ortamında ve kullandıkları eşyalarda siyah rengi sevenler ise özgüveni yüksek, iddialı ve kararlı yapıdaki çalışanlar. Çalışma alanında siyah objeler bulunduran kişiler olaylara eleştirel bakmaya eğilimli kişiler olduklarından hataları önceden farketmeleri ve az hata yapmaları ile tanınıyorlar. Bu yüzden siyah sevenler, iş hayatında başarılı olma ve lider olma özellikleri yüksek kişiler olarak tanımlanıyor.

Çalışanlar müziği, işe konsantre olmak ve ofisteki diğer sesleri bastırmak için kullanıyor. Ayrıca iş yaparken müzik dinleyenler “sıkıcı” gördükleri işleri keyifli hale getirmeye, streslerini azaltmaya çalışıyor. Araştırmalar, çalışanların yüzde 61’inin çalışırken müzik dinlediğini, klasik müziğin de konsantrasyonu arttıran ve verimliliği sağlayan en iyi müzik türü olduğunu gösteriyor. Ancak yüksek sesle müzik dinleyenler çalışma arkadaşlarından tepki görebiliyor ve diğer çalışanların dikkatini dağıtabiliyor.

Çalışma alanında çeşitli biblolar, süs eşyaları ve oyuncaklar bulunduranlar içindeki çocuğu göstermekten keyif alan bu eşyalara düzenli dokunmak isteyen kinestetik insanlar. Meraklı ve koleksiyoner kişiliği olan, işinde ev ortamı yaratmaya çalışan bu kişiler biblo ve oyuncaklarla çalışma ortamlarına duygusal olarak bağlanmak istiyor. Uzmanlar, yöneticilerin bu karekterdeki çalışanlara sorumluluk verirken daha temkinli yaklaştıklarını belirtiyor.