Yakın zamana kadar tatil deyince aklımızda deniz, kum, açık büfe kahvaltı gibi görüntüler belirirdi. Şimdi bu görüntülerin tamamına bir de internete bağlı bir bilgisayar ya da akıllı telefon eklendi. Şezlonglar, kahvaltı masaları ve otel odaları tatilin tadını çıkarmak yerine işle ilgili gelen e-postaları kontrol eden, yanıtlayan, hatta daha kötüsü telefonda iş görüşmeleri yapan insanlarla dolu.

Oysa tatilin amacı, tüm bu iş yükünden tamamen arınarak hem beden hem de zihnen dinlenmektir. Intel Security tarafından yapılan araştırmalar bile, izne ayrılan çalışanların yüzde 68 oranında e-postalarını en azından günde bir defa kontrol ettiğini gösteriyor. Tatilde çalışmak, ofise mutsuz ve pişman dönmemize neden oluyor. Peki, hem yasal hem sosyal hakkımız olmasına karşın; tatilde fişi çekmekte neden bu kadar zorlanıyoruz?

Proje yönetim yazılımı sağlayıcısı Workfront CMO’su Joe Staples, bunun sebebinin iş kültürü olduğunu belirtiyor ve ekliyor: “Yaşadığımız çağda müdürlerin yüzde 40’ı haftada 40 saatten fazla mesai yapıyor. Dahası, ofis çalışanlarının yüzde 82’si mesai saatleri dışında e-postalarını kontrol ediyor. Bu konuda patronların gerekli adımı atarak, tatildeyken işten uzak kalınmasını destekleyen sağlıklı bir çalışma ortamı oluşturması gerekiyor.”

Tek bir cümleyle açıklaması kolay; peki fişi çekmek için yöneticilerin ve personelin neler yapması gerekiyor?

Bir tatil politikası oluşturun

Çalışanların kendi kendilerine “ben tatildeyim, beni aramayın” demesi her zaman yeterli olmayabilir. Bunun için kurum genelinde bir tatil politikası belirlenmeli ve yönetim desteğiyle uygulanmalıdır. Örneğin Bandwidth adlı iletişim teknolojileri şirketinde, bir çalışan izne ayrıldığında, kendi müdürü tüm şirkete o kişinin “tatil ambargosu” altında olduğunu duyuruyor. Telefon yok, e-posta yok, özel istekler ve küçük sorular yok…

Şirketin CEO’su David Morken, izne ayrılan personel ile hiçbir koşulda iletişim kurulmamasını bir kural haline getirdiklerini belirtiyor: “Eğer biri izne ayrılan personelle iletişim kurmaya çalışırsa, tatildeki çalışanımızdan bu durumu müdürlerine bildirmelerini istiyoruz.”

Tatilde çalışmak, hem ilgili personelin hem de ailesinin mutsuz, pişman ve motivasyonu düşük biçimde işe dönmesine neden oluyor. Oysa her yönetici, çalışanlarının tatilden dinlenmiş ve tazelenmiş bir biçimde, muhteşem işler başaracak motivasyonla dönmesini ister. Bunun için de tam bağımsız bir tatil politikası oluşturmak gerekiyor.

Posta kutunuzu hazırlayın

Tatilden hemen sonraki pazartesi, tüm günü e-posta kutusunu temizleyerek geçirmek zorunda kalıyoruz. Tatilde e-postaları sık sık kontrol etmenin bir sebebi de bu. Oysa Amerikan Üretkenlik ve Kalite Merkezi adlı kar amacı gütmeyen araştırma kuruluşundaki uzmanlar, tatile çıkmadan önce bu konuda bir önlem alınabileceğini belirtiyor.

Örneğin e-posta kutusunu tatile çıkmadan önce tamamen boşaltmak etkili bir yöntem. Ayrıca izin döneminde gelecek e-postalara otomatik bir yanıt da hazırlamak gerekiyor. Bu “ofis dışındayım” mesajında insanlara ofise döneceğiniz tarihi, o zamana kadar hangi mesai arkadaşınızla irtibat kurabileceklerini belirtin. Ayrıca izin döneminde e-postalara yanıt veremeyeceğinizi de eklemeyi ihmal etmeyin.

Ekibinizi ve müşterilerinizi hazırlayın

İş arkadaşlarınızı, yanınızda çalışanları, müşterilerinizi ve müdürlerinizi tatilde çalışmak istemediğiniz ve telefondan, bilgisayardan uzak olacağınız konusunda bilgilendirin. Yazar Mindy Mackenzie, “İzindeyken e-postalarınızı ya da sesli mesajları kontrol etmeyeceksiniz. Güvercinle mektup bile gelse bakmayacaksınız,” diyor ve ekliyor:

“Değerlerinizi ve ailenizle, arkadaşlarınızla ya da kendi başınıza kalmak istediğinizi anlatın. Çünkü izindeyken işten uzak kalabilmek hem genel anlamda sizin iyiliğiniz için önemlidir hem de daha sonra işe döndüğünüzde verimliliğinizi sağlamakta büyük rol oynar.”

Yokluğunuzda karar verecek birini atayın

Sorumlu olduğunuz birimde işleri yürütecek ve sizin adınıza karar alabilecek, güvenebileceğiniz birini kendinize vekil olarak belirleyin. Ne kadar kıdemliyseniz, bunu yapmak o kadar önem taşır. Kararlarına güvendiğiniz, hem patronunuzun hem de iş arkadaşlarınızın saygı duyduğu bir çalışanınızı seçin ve bu seçimin sebeplerini açıklayın. Tüm personele, sizin yokluğunuzda aynı saygıyı ve hızlı geri dönüşleri vekilinize de göstermelerini istediğinizi vurgulayın.

Mindy Mackenzie, “Açık bir şekilde herkese bu kişinin sizin yerinize bakacağını anlatın. Onun alacağı tüm kararlara saygı duyacağınızı ve size nasıl davranılıyorsa vekilinize de öyle davranılmasını istediğinizi belirtin,” diyor.

Bir acil durum planı belirleyin

Gerçekten acil bir durum olması ihtimaline karşı bir strateji oluşturmanızda fayda var. Procter & Gamble Belçika CFO’su Lars Sudmann, izindeyken acil bir durum yaşandığında çalışanlarının kendisine SMS ile ulaşabildiğini anlatıyor: “E-postalara bakmıyorum, ama kısa mesaj geldiğinde acil bir durum olduğunu ve bana ihtiyaç duyduklarını anlıyorum.”

Bu basit strateji sayesinde çalışanlarınız, ciddi bir aciliyet karşısında size ulaşabileceklerini bilirler. Siz de izin döneminde e-postalara bakmak zorunda kalmazsınız. Sudmann 10 yıllık süreçte, izindeyken sadece iki defa acil durum SMS’i almış. Ferahlık veren bir istatistik olduğunu söylemek mümkün.

Fişi çekmekte zorlanıyor musunuz?

Ne olursa olsun e-posta kutusunu günde birkaç defa yenilemeden duramıyorsanız, SAP SuccessFactors İK Yönetimi Araştırmacısı Gabby Burlacu tatilde çalışmak ile ilgili şöyle bir tavsiye veriyor: “İşten tamamen kopmak zamana ve odaklanmaya ihtiyaç duyar. Tatildeyken kendinize yeni hobiler ve aktiviteler bulun ve izin süresince tamamen onlara odaklanın.” Kısacası kendinize fişi çekme hedefleri belirleyin.

Gerekirse günde sadece on dakikayı e-postalara ayırın ve bu sırada gelen mesajları “Yanıt gerekiyor”, “Sonra oku”, “Arşivle” gibi filtrelerle düzenleyin. Böylelikle hiçbir mesaja yanıt vermenize gerek kalmayacaktır, ancak izinden döndüğünüz haftanın pazartesi günü tüm e-postalar düzenli bir şekilde karşınızda sizi bekliyor olacaktır.

Çıktığınız tatilin, hak ettiğiniz bir ödül olduğunu unutmayın: “Sıkı çalışmanın ardından kendimizi ödüllendirmek yeni bir yöntem değil. Yoğun bir temponun ardından kendimize ödül olarak bir tatil ayarlarız ama daha sonra tüm bu tatili işi düşünmekle ve e-postaları yanıtlamakla geçiririz. İzin sizin hakkınızdır ve tatilde çalışmak bu hakkı elinizden alır.”