Saatler akşamın dokuzunu gösterirken, çalışanlarınızdan birine yaklaşan projeyle ilgili bir şey sormanız gerektiğini hatırladınız. Hemen e-posta uygulamasını açmak yerine şunu kendinize sorun; “Bu gerçekten acil mi?” Çünkü eğer bu e-postayı sadece daha sonra unutmamak adına gönderiyorsanız, ilgili çalışan sizin ne zaman yanıt beklediğinizi bilemez ve stres yaşar. Bu da zamanla verimlilik ve performansı olumsuz etkiler. İşten tamamen kopmayı imkansız hale getiren ve “sürekli hazır” olmayı gerektiren bir iş kültürü, personelde strese neden oluyor. Üstelik bununla ilgili artık bilimsel destek de var: Lehigh Üniversitesi, Virginia Tech ve Colorado Eyalet Üniversitesi profesörleri bir araya geldi ve “Exhausted But Unable to Disconnect” adlı bir rapor yayınladı. Raporda imzası bulunan araştırmacılardan William Becker, e-posta kullanırken karşı tarafta oluşturduğunuz etkiyi göremediğiniz için kişilik içermeyen bir dil oluştuğunu belirtiyor ve ekliyor: “Sınırlar netliğini kaybettiğinde, çok çeşitli problemler ortaya çıkabilir. Pek çok şirket e-posta kullanımının sadece iyi yönlerini görüyor ve geri kalanı için çok fazla kafa yormuyorlar.” Yapılan araştırmada, katılımcıların mesai saatleri sonrası şirket e-postalarıyla uğraşarak haftada ortalama sekiz saat geçirdiği gözlendi. Mesai sonrası işe ayrılan süre uzadıkça, ilgili çalışanların iş kafasından çıkmakta daha da başarısız oldukları ortaya çıktı. Bunun sonucu ise iş ve aile yaşantısı arasında kötü bir dengenin yanı sıra, ofis içi performansı da olumsuz etkileyen duygusal tükenmişlik olarak tezahür ediyor. “Süreç içinde yaptığımız gözlemlerde, insanları asıl yoran şeyin beklentiler olduğunu gördük. Mesele e-posta başında geçirilen süre değil, sorun o kişinin her an göreve hazır olduğunun varsayılması. Sürekli iş beklentisi, sürekli stresi beraberinde getiriyor.”

Mesai sonrası e-posta için bir şirket politikası belirleyin

Araştırmayı yayınlayan profesörler, şirket yöneticilerine çağrıda bulunarak, “sürekli işe hazır” kültürünün olumsuz etkilerini en aza indirecek şekilde beklentilerini yeniden gözden geçirmelerini öneriyor. Dahası, bunun kurum genelinde resmi bir düzen halini alması tavsiye ediliyor. Bazı şirketler bunu mesai saatleri sonrası e-posta yasağı getirerek uygularken, kimileri de “mesai sonrası gelecek e-postaların bir sonraki iş gününe kadar yanıtlanması gerekmemektedir” şeklinde bir bildiri yayınlıyor. Şirket içi bir politika belirlenmesinin, her çalışanın kendisinden bekleneni kendi başına yorumlamasını önleyeceğini belirten Becker, “Bu sayede çalışanın her an göreve hazır olması gerekmediği bizzat o kişi tarafından anlaşılır ve rahatlama sağlanır. Bu ayrıca kurumsal olarak çalışanlara verilen değerin ve desteğin işaretidir” diyor. Çalıştığınız şirket genelinde böyle bir politika uygulanmıyorsa, iş müdürlere düşüyor. Her müdür mesai sonrası e-postaları hakkında kendi beklentilerini çalışanlarına açık ve net bir biçimde belirtmek durumunda. En azından gönderilen mesajların konu bölümünde işin aciliyetini simgeleyen bir açıklama bulunmalı; “Örneğin ‘şimdi bakmana gerek yok ama yarın bu konuda senden bir çalışma bekliyorum’ şeklinde bir mesaj yeterli olacaktır. Şirketinizin bu konuda bir politikası olmasa da, bir yönetici olarak geceyarısı göndereceğiniz e-postanın olumsuz etkilerini düşünmeniz gerekiyor.”

Dünyada işler nasıl yürüyor?

Avrupalı şirketlerin bu konuda ABD’den çok daha önde olduğunu belirten Becker, “Mayıs ayında Fransa’da yürürlüğe giren yeni çalışma yasası çerçevesinde hafta sonu işle ilgili e-posta atmak yasal sınırlar dışında kaldı” diye örnek veriyor. Fiziksel olarak ofisten ayrılsalar da, sürekli internete bağlı olan cihazlar nedeniyle çalışanların işten bir türlü kopamadıklarını belirten French National Assembly’den Benoit Hamon, “Yapılan tüm araştırmalar geçmişe kıyasla bugün çok daha fazla iş stresi yaşadığımızı ve bu stresin sürekli olduğunu gösteriyor” diyor. “Kısa mesajlar, e-postalar ve diğer iletişim araçları bireyin yaşamını adeta bir sömürge düzeni haline getirerek o kişi gerçek bir çöküş yaşayana kadar üzerinde baskı kuruyor.”